Cara Membuat Email Perusahaan dengan Nama Domain Sendiri

Bayangkan dua penawaran masuk ke kotak suratmu. Satu dari [email protected]. Satu lagi dari [email protected]. Mana yang lebih meyakinkan?

Kebanyakan orang memilih yang kedua. Alamat email dengan nama domain sendiri memberi kesan usaha yang serius, gampang diingat, dan tidak tergantung pada satu akun pribadi.

Kabar baiknya, cara membuat email perusahaan dengan nama domain tidak serumit kedengarannya. Panduan ini membahas tiga pilihan yang paling umum, yaitu Google Workspace, Zoho Mail, dan email bawaan hosting cPanel. Setelah itu kita bahas pengaturan DNS yang sering bikin bingung: MX, SPF, DKIM, dan DMARC. Bahasanya dibuat sederhana.

Yang perlu kamu punya dulu

Sebelum memilih layanan, pastikan dua hal ini sudah ada:

1. Nama domain. Misalnya namausaha.com atau namausaha.co.id. Kalau belum punya, kamu bisa membeli dari penyedia domain lokal seperti DomaiNesia atau penyedia lain yang kamu percaya.
2. Akses ke pengaturan DNS domain. Biasanya ada di panel tempat kamu membeli domain, atau di Cloudflare kalau DNS-nya sudah dipindah ke sana.

Akses DNS ini penting. Tanpanya, kamu tidak bisa mengarahkan email ke layanan mana pun. Kalau domain dulu dibelikan oleh vendor atau teman, minta akses login atau minta mereka membantu mengubah record.

Pilihan 1: Google Workspace

Google Workspace pada dasarnya Gmail versi bisnis, ditambah Google Drive, Meet, Calendar, dan Docs dengan alamat domainmu sendiri. Tampilannya sama persis dengan Gmail, jadi tim yang sudah terbiasa tidak perlu belajar ulang.

Langkah umumnya begini:

1. Daftar di situs resmi Google Workspace dan masukkan nama domain yang sudah kamu miliki.
2. Buat akun admin pertama, misalnya [email protected].
3. Verifikasi kepemilikan domain. Google akan memberi satu record TXT untuk ditambahkan di DNS domainmu.
4. Tambahkan MX record. Untuk penyiapan baru, Google memakai satu MX record dengan nilai smtp.google.com dan prioritas 1. Hapus dulu MX record lama supaya tidak bentrok.
5. Aktifkan Gmail di Google Admin console.
6. Tambahkan pengguna lain sesuai kebutuhan, misalnya sales@ atau cs@.

Google menyebut perubahan MX bisa butuh waktu sampai 72 jam untuk dikenali, meski sering lebih cepat.

Soal biaya, Google Workspace berbayar per pengguna per bulan dengan beberapa paket. Cek harga terbaru di situs resminya karena bisa berubah dan berbeda per negara.

Cocok untuk kamu yang sudah nyaman dengan ekosistem Google dan butuh kolaborasi dokumen dalam satu tim.

Pilihan 2: Zoho Mail

Zoho Mail datang dari perusahaan Zoho yang juga punya CRM dan aplikasi bisnis lain. Tampilannya bersih, tanpa iklan, dan punya aplikasi untuk ponsel.

Zoho dikenal menyediakan paket gratis dengan batasan tertentu, selain paket berbayar. Ketersediaan dan batasan paket gratis bisa berubah, jadi cek detail dan harga terbaru di situs resminya sebelum memutuskan.

Langkah umumnya:

1. Daftar akun Zoho Mail dan pilih opsi untuk memakai domain yang sudah kamu punya.
2. Verifikasi domain dengan menambahkan record TXT atau CNAME yang diberikan Zoho.
3. Buat alamat email pertama dan tambahkan pengguna.
4. Arahkan MX record ke server Zoho. Umumnya berupa tiga record: mx.zoho.com prioritas 10, mx2.zoho.com prioritas 20, dan mx3.zoho.com prioritas 50.
5. Tambahkan SPF dan DKIM sesuai nilai yang ditampilkan di Admin Console Zoho.

Satu catatan penting. Nilai MX Zoho berbeda tergantung pusat data akunmu. Akun di pusat data Eropa misalnya memakai domain zoho.eu. Jadi selalu salin nilai dari bagian Tools & Configurations di Admin Console Zoho, jangan dari artikel mana pun, termasuk artikel ini.

Cocok untuk usaha kecil yang ingin mulai dengan biaya serendah mungkin dan butuh email saja, tanpa paket kantor lengkap.

Pilihan 3: Email hosting cPanel

Kalau website kamu sudah memakai hosting dengan cPanel, besar kemungkinan fitur email sudah termasuk. Tidak perlu daftar layanan lain.

Langkahnya:

1. Login ke cPanel hosting.
2. Buka menu Email Accounts, lalu klik Create.
3. Pilih domain, isi nama alamat (misalnya info), buat kata sandi kuat, dan atur kapasitas penyimpanan.
4. Akses email lewat Webmail di cPanel, atau sambungkan ke aplikasi seperti Outlook, Thunderbird, atau aplikasi Mail di ponsel memakai pengaturan IMAP dan SMTP yang tertera di menu Connect Devices.
5. Buka menu Email Deliverability untuk melihat status SPF dan DKIM. Kalau ada peringatan, cPanel biasanya menyediakan tombol untuk memperbaikinya, terutama jika DNS domain dikelola oleh hosting yang sama.

Kalau domain diarahkan memakai nameserver hosting, MX biasanya sudah otomatis mengarah ke server hosting. Kalau DNS kamu ada di tempat lain, misalnya Cloudflare, kamu perlu menyalin record MX, SPF, dan DKIM secara manual.

Kelebihannya jelas: biasanya tanpa biaya tambahan. Kekurangannya juga perlu kamu tahu. Kapasitas inbox ikut memakai ruang hosting, filter spam umumnya tidak sekuat layanan khusus email, dan kalau server hosting bermasalah, website dan email bisa tumbang bersamaan. Ada juga risiko IP server dipakai bersama akun lain, sehingga reputasi pengirimanmu ikut terpengaruh oleh tetangga yang nakal.

Cocok untuk usaha yang volume emailnya kecil dan ingin semuanya di satu tempat.

Mana yang sebaiknya kamu pilih

Tidak ada jawaban tunggal. Tapi patokan sederhananya begini:

• Tim sudah terbiasa Gmail dan sering berbagi dokumen: Google Workspace.
• Butuh email bisnis dengan biaya minim untuk tim kecil: Zoho Mail.
• Sudah punya hosting cPanel dan cuma perlu 1 sampai 3 alamat untuk kebutuhan ringan: email hosting.

Kalau ragu, mulai dari yang paling murah, lalu pindah ketika kebutuhannya jelas. Pindah layanan email memang agak repot, tapi masih bisa dilakukan.

Memahami MX, SPF, DKIM, dan DMARC dengan bahasa sederhana

Bagian ini yang paling sering dilewati, padahal pengaruhnya besar. Tanpa pengaturan yang benar, emailmu bisa tidak sampai atau masuk folder spam.

Bayangkan domainmu itu alamat kantor.

MX: ke mana surat masuk diantar

MX record memberi tahu dunia di mana kotak surat domainmu berada. Saat seseorang mengirim email ke [email protected], server pengirim melihat MX untuk tahu harus mengantar ke Google, Zoho, atau server hosting.

Aturan pentingnya: pakai MX dari satu layanan saja. Kalau MX Google dan MX hosting tercampur, sebagian email bisa nyasar.

SPF: daftar kurir yang diizinkan

SPF adalah record TXT berisi daftar server yang boleh mengirim email atas nama domainmu. Contoh untuk Google Workspace:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Satu domain hanya boleh punya satu record SPF. Kalau kamu memakai lebih dari satu layanan pengirim, misalnya Google Workspace dan aplikasi newsletter, gabungkan semuanya dalam satu baris. Dua record SPF terpisah justru membuat pengecekan gagal.

DKIM: tanda tangan di setiap surat

DKIM menambahkan tanda tangan digital ke setiap email yang kamu kirim. Server penerima mencocokkan tanda tangan itu dengan kunci publik yang kamu pasang di DNS. Kalau cocok, berarti email benar dari kamu dan isinya tidak diubah di jalan.

Kuncinya dibuat oleh layanan emailmu. Di Google Workspace ada di Admin console bagian autentikasi email Gmail. Di Zoho ada di pengaturan domain. Di cPanel ada di Email Deliverability. Tugasmu cukup menyalin record TXT yang diberikan ke DNS, lalu mengaktifkannya.

DMARC: instruksi kalau ada yang memalsukan

DMARC memberi tahu server penerima apa yang harus dilakukan jika ada email mengaku dari domainmu tapi gagal lolos SPF atau DKIM. Pilihannya biarkan (none), masukkan karantina atau spam (quarantine), atau tolak (reject).

Record DMARC dipasang sebagai TXT di host _dmarc. Contoh paling aman untuk awal:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:[email protected]

Dengan p=none, tidak ada email yang diblokir. Kamu hanya menerima laporan. Setelah beberapa minggu dan yakin semua email resmi lolos, kamu bisa menaikkannya ke quarantine.

Kenapa ini makin penting

Sejak Februari 2024, Gmail mewajibkan pengirim yang mengirim sekitar 5.000 email atau lebih per hari ke akun Gmail untuk memakai SPF, DKIM, dan DMARC, menyediakan cara berhenti berlangganan yang mudah, serta menjaga tingkat laporan spam tetap rendah. Yahoo menerapkan aturan serupa. Pengirim kecil memang tidak kena semua aturan itu, tapi Gmail tetap meminta setiap pengirim setidaknya memakai SPF atau DKIM.

Intinya, pasang ketiganya sejak awal. Repotnya cuma sekali.

Kesalahan umum yang bikin email tidak jalan

• Lupa menghapus MX lama dari hosting saat pindah ke Google atau Zoho.
• Membuat dua record SPF terpisah.
• Salah menulis host, misalnya menulis domain lengkap padahal panel DNS meminta @ atau kosong.
• Mengecek terlalu cepat. Perubahan DNS butuh waktu menyebar.
• Memakai alamat pribadi seperti nama.pemilik@ untuk semua urusan, sehingga repot saat karyawan berganti. Lebih baik buat alamat peran seperti cs@ atau admin@.

Untuk mengecek apakah record sudah benar, kamu bisa memakai alat pemeriksa DNS gratis atau alat bawaan masing-masing layanan. Beberapa alat bantu lain juga tersedia di halaman alat DigiMarket.

Pertanyaan yang sering ditanya

Bisakah membuat email perusahaan dengan nama domain secara gratis?

Bisa, lewat email bawaan hosting cPanel kalau kamu sudah punya hosting, atau paket gratis Zoho Mail jika masih tersedia di wilayahmu. Domainnya sendiri tetap berbayar per tahun.

Apakah website ikut terganggu saat mengubah MX?

Tidak. MX hanya mengatur email masuk. Website diatur oleh record lain seperti A atau CNAME, jadi selama kamu tidak mengubahnya, website tetap jalan.

Email bisnis bisa dibuka di aplikasi Gmail di HP?

Bisa. Google Workspace langsung masuk ke aplikasi Gmail. Email Zoho dan cPanel juga bisa ditambahkan ke aplikasi Gmail atau aplikasi mail lain memakai pengaturan IMAP.

Berapa lama sampai email baru bisa dipakai?

Sering dalam hitungan menit sampai beberapa jam setelah DNS diubah. Google menyebut bisa sampai 72 jam pada kondisi tertentu.

Apakah wajib memasang DMARC untuk usaha kecil?

Untuk volume kecil, Gmail belum mewajibkan DMARC. Tapi memasangnya dengan p=none tidak berisiko dan membantu melindungi domainmu dari pemalsuan.